Les chefs de projet sont constamment mis au défi de livrer des project dans les délais et dans les limites du budget, tout en utilisant efficacement leur équipe et leurs ressources. C'est là que Microsoft Project 2019 Pro est un outil de pointe conçu pour vous aider à planifier, allouer et gérer les ressources et les charges de travail avec une précision inégalée.
Dans ce blog, nous explorerons comment allouer les ressources et équilibrer les charges de travail avec Microsoft Project 2019 Pro, en garantissant une exécution project plus fluide, une utilisation humaine et matérielle optimisée et un risque réduit de burnout ou de goulot d'étranglement.
Comprendre la gestion des ressources
La gestion des ressources se réfère au déploiement et à l'allocation efficaces et effectifs des ressources d'une organisation lorsqu'elles sont nécessaires. Ces ressources comprennent la main d'œuvre, le matériel, l'équipement et le temps.
Une gestion efficace des ressources garantit
- Les tâches sont accomplies dans les temps
- Les ressources ne sont pas surabondantes
- Coût des séjours dans le cadre du budget
- La productivité globale s'améliore
Pourquoi utiliser Microsoft Project 2019 Pro ?
Microsoft Project 2019 Pro est spécialement conçu pour la gestion des project complexes. Il aide à :
- Affectation des ressources et suivi de la disponibilité
- Calcul automatique des charges de travail et des surallocations
- Ajustements et simulations en temps réel
- Visuels faciles à lire, comme les diagrammes de Gantt et les vues d'utilisation des ressources
Types de ressources dans MS Project
Avant d'attribuer, il est important de comprendre les trois types de ressources :
1. ressources de travail
Personnel ou équipement effectuant la tâche (par exemple, développeurs, concepteurs, machines)
2. ressources matérielles
Consommables utilisés pendant le project (par ex., béton, câbles, papier)
3. ressources de coûts
Coûts fixes tels que les frais de déplacement ou de consultants qui ne dépendent pas des heures de travail
Comment ajouter et définir des ressources
Étape 1 : Ouvrir la fiche de ressources
- Aller à Voir > Fiche de ressources
Étape 2 : Saisir les détails de la ressource
- Ajouter chaque ressource dans la colonne “Nom de la ressource”.
- Définir Type (Travail, Matériel ou Coût)
- Introduire des détails supplémentaires tels que Unités max, Taux standard, Taux d'heures supplémentaires, Coût/usage
Exemple :
| Nom de la ressource | Type | Unités max | Taux horaire | Ovt. Taux | Coût/usage |
| John Smith | Travail | 100% | $40/hr | $60/hr | $0 |
| Ordinateur portable | Travail | 1 | $5/hr | — | $0 |
| Acier | Matériau | — | — | — | $100/unité |
Allocation de ressources aux tâches
Etape 1 : Aller à la vue du diagramme de Gantt
- Ouvert Tâche view > Tableau de Gantt
Étape 2 : Assigner des ressources
- Double-cliquez sur la tâche > aller à Ressources onglet
- Utilise le Assign Resources dialogue pour sélectionner et attribuer
Conseils :
- Faire correspondre le niveau de compétence à la complexité de la tâche
- Éviter d'affecter plus de 100% de la disponibilité d'une ressource sans fractionner la tâche.
Gestion de la charge de travail des ressources
Après l'attribution, il est essentiel d'analyser les charges de travail pour éviter la surutilisation.
Utiliser la vue d'utilisation des ressources :
- Aller à Voir > Utilisation des ressources
- Cette vue indique les tâches de chaque ressource et le nombre d'heures par jour qu'elles sont censées effectuer.
Rechercher :
- Indicateurs rouges de surallocation
- Les jours où le travail programmé dépasse les heures disponibles
Nivellement des ressources surallouées
Nivellement des ressources est le processus de résolution de la surallocation en retardant ou en fractionnant les tâches sans changer la portée de project.
Nivellement automatique dans MS Project :
- Aller à Ressource onglet > Options de nivellement
- Choisir Manuel ou Automatique
- Cliquez sur Niveau All ou Ressource de niveau
Options de nivellement :
- Niveau uniquement dans le slack disponible
- Niveau par priorité
- Autoriser le fractionnement des tâches
Avertissement : Le nivellement peut retarder votre date de fin de project. Toujours vérifier les modifications avec soin.
Visualisation de l'utilisation des ressources
Microsoft Project 2019 Pro offre des visuels puissants :
1. vue du graphique des ressources
Affiche un graphique de la charge de travail par ressource. Idéal pour une inspection visuelle rapide de l'utilisation excessive.
2. vue du planificateur d'équipe
Outil d'affectation des tâches par glisser-déposer. Permet une réallocation facile entre les membres de l'équipe.
3. vue de l'utilisation de la tâche
Détails sur la manière dont les tâches sont affectées au fil des jours et des ressources.
4e rapport
Utiliser les rapports intégrés sous Rapport > Ressources tels que :
- Aperçu des ressources
- Charge de travail des ressources
- Ressources surallouées
Conseils pour une meilleure allocation des ressources
- Toujours définir des calendriers de travail par ressource
- Ressources du groupe par département ou fonction
- Dépendances et contraintes des tâches d'utilisation pour gérer la logique project
- Définir les priorités pour les tâches d'aide à l'auto-nivellement
- Ajuster les types de tâches (Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work) en fonction des besoins
- Inclure le temps de mise en mémoire tampon dans les programmes de ressources
- Utiliser le réglage “Max Units” à bon escient de modéliser le temps partiel et le multitâche
Les erreurs communes et comment les éviter
| Mistake | Fix It By... |
| Attribuer trop de tâches à une seule personne | Contrôle régulier de la vue d'utilisation des ressources |
| Ignorer les calendriers des ressources | Définition des heures de travail/non-travail par ressource |
| Ne pas utiliser le leveling correctement | Options de nivellement du Customizing carefully |
| Assumant la disponibilité de 100% | Ajustement des unités max pour correspondre à la disponibilité réelle |
| Dépassement de l'autochargement | Combiner l'ordonnancement manuel et automatique |
Conclusion
L'allocation des ressources et la gestion de la charge de travail sont fondamentales pour la réussite de l'exécution du project. Microsoft Project 2019 Pro vous fournit les outils nécessaires pour allouer les ressources de manière judicieuse, identifier rapidement les goulots d'étranglement et optimiser les performances de l'équipe sans la surcharger. Avec des vues intégrées, des options de mise à niveau et des capacités de reporting, vous garderez le contrôle de votre project comme un vrai professionnel.
FAQ
Q1 : Puis-je affecter plusieurs ressources à une seule tâche ?
Oui, plusieurs ressources peuvent être affectées à une tâche avec une charge de travail partagée ou divisée.
Q2 : Comment gérer les jours de congé ou les jours non ouvrables ?
Utiliser l'outil Modifier le temps de travail pour ajuster les calendriers individuels des ressources.
Q3 : Que se passe-t-il si j'attribue plus de travail que la capacité d'une ressource ?
MS Project signale la ressource comme étant surallouée et vous devrez la mettre à niveau ou la redistribuer.
Q4 : Le nivellement des ressources est-il automatique ?
Vous pouvez choisir entre un nivellement manuel ou automatique sous Resource > Leveling Options.
Q5 : Puis-je suivre le travail réel par rapport au travail planifié ?
Oui, utilisez les champs de suivi tels que Travail réel, Travail restant et Variation du travail.
