I project manager sono costantemente sfidati a consegnare gli project nei tempi e nei budget previsti, utilizzando in modo efficiente il proprio team e le proprie risorse. È qui che Microsoft Project 2019 Pro uno strumento leader del settore progettato per aiutarvi a pianificare, allocare e gestire le risorse e i carichi di lavoro con una precisione senza pari.
In questo blog analizzeremo come allocare le risorse e bilanciare i carichi di lavoro utilizzando Microsoft Project 2019 Pro, assicurando un'esecuzione più fluida, un utilizzo ottimale di persone e materiali e riducendo il rischio di burnout o colli di bottiglia.
Comprendere la gestione delle risorse
La gestione delle risorse si riferisce all'impiego e all'allocazione efficiente ed efficace delle risorse di un'organizzazione quando sono necessarie. Tali risorse comprendono manodopera, materiali, attrezzature e tempo.
Una gestione efficace delle risorse garantisce:
- I compiti vengono completati in tempo
- Le risorse non sono sovraccaricate
- Il costo rimane all'interno del budget
- Migliora la produttività complessiva
Perché utilizzare Microsoft Project 2019 Pro?
Microsoft Project 2019 Pro è stato progettato specificamente per la gestione di project complessi. Aiuta a:
- Assegnazione di risorse e monitoraggio della disponibilità
- Calcolo automatico dei carichi di lavoro e delle sovrallocazioni
- Regolazioni e simulazioni in tempo reale
- Immagini di facile lettura, come i grafici di Gantt e le visualizzazioni dell'utilizzo delle risorse
Tipi di risorse in MS Project
Prima di assegnare, è importante comprendere i tre tipi di risorse:
1. risorse di lavoro
Persone o attrezzature che svolgono il compito (ad esempio, sviluppatori, progettisti, macchinari)
2. risorse materiali
Materiali di consumo utilizzati durante l'project (ad esempio, cemento, cavi, carta).
3. risorse di costo
Costi fissi come spese di viaggio o di consulenza che non dipendono dall'orario di lavoro.
Come aggiungere e definire le risorse
Passo 1: Aprire il Foglio risorse
- Vai a Vista > Scheda risorse
Passo 2: Inserire i dettagli della risorsa
- Aggiungete ogni risorsa nella colonna “Nome risorsa”.
- Definire Tipo (Lavoro, materiale o costo)
- Inserite ulteriori dettagli come Unità massime, Tariffa standard, Tariffa degli straordinari, Costo/Utilizzo
Esempio:
| Nome della risorsa | Tipo | Unità massime | Tasso standard | Ovt. Tasso | Costo/Utilizzo |
| John Smith | Lavoro | 100% | $40/ora | $60/ora | $0 |
| Computer portatile | Lavoro | 1 | $5/ora | — | $0 |
| Acciaio | Materiale | — | — | — | $100/unità |
Assegnazione delle risorse ai compiti
Passo 1: passare alla visualizzazione del diagramma di Gantt
- Aperto Compito vista > Grafico di Gantt
Fase 2: Assegnare le risorse
- Fare doppio clic sull'attività > andare a Risorse scheda
- Utilizzare il Assegnare le risorse dialogo per selezionare e assegnare
Suggerimenti:
- Adattare il livello di competenza alla complessità del compito
- Evitare di assegnare più di 100% della disponibilità di una risorsa, a meno che non si divida l'attività.
Gestione dei carichi di lavoro delle risorse
Dopo l'assegnazione, è fondamentale analizzare i carichi di lavoro per evitare un sovrautilizzo.
Utilizzare la vista Utilizzo risorse:
- Vai a Vista > Utilizzo delle risorse
- Questa vista mostra le attività di ogni risorsa e quante ore al giorno sono programmate.
Attenzione:
- Indicatori rossi per la sovrallocazione
- Giorni in cui il lavoro programmato supera le ore disponibili
Livellamento delle risorse allocate
Livellamento delle risorse è il processo di risoluzione della sovrallocazione ritardando o dividendo i compiti senza modificare l'ambito project.
Livellamento automatico in MS Project:
- Vai a Risorse scheda > Opzioni di livellamento
- Scegliere Manuale o Automatico
- Cliccare Livello Tutti o Risorsa di livello
Opzioni di livellamento:
- Livellamento solo nei limiti dell'allentamento disponibile
- Livello per priorità
- Consentire la suddivisione dei compiti
Attenzione: Il livellamento può ritardare la data di fine lavori dell'project. Esaminare sempre attentamente le modifiche.
Visualizzazione dell'utilizzo delle risorse
Microsoft Project 2019 Pro offre una grafica potente:
1. visualizzazione del grafico delle risorse
Mostra un grafico del carico di lavoro per risorsa. Ideale per un rapido controllo visivo dell'utilizzo eccessivo.
Vista del 2° pianificatore di squadra
Strumento di assegnazione dei compiti tramite trascinamento. Consente una facile riassegnazione tra i membri del team.
3. visualizzazione dell'utilizzo delle attività
Dettagli su come vengono assegnati i compiti tra i giorni e le risorse.
4. rapporti
Utilizzare i report integrati in Rapporto > Risorse come ad esempio:
- Panoramica delle risorse
- Carico di lavoro delle risorse
- Risorse complessive
Suggerimenti per una migliore allocazione delle risorse
- Definire sempre i calendari dell'orario di lavoro per risorsa
- Risorse di gruppo per dipartimento o funzione
- Utilizzare le dipendenze e i vincoli delle attività per gestire la logica project
- Stabilire le priorità per le attività di aiuto al livellamento automatico
- Regolare i tipi di attività (Unità fisse, Durata fissa, Lavoro fisso) in base alle necessità.
- Includere il tempo di buffer negli orari delle risorse
- Utilizzate saggiamente l'impostazione “Unità massime”. per modellare il part-time e il multi-tasking
Errori comuni e come evitarli
| Errore | Ripararlo da... |
| Assegnare troppi compiti a una sola persona | Controllare regolarmente la vista Utilizzo risorse |
| Ignorare i calendari delle risorse | Definizione delle ore di lavoro/non lavoro per risorsa |
| Non utilizzare correttamente il livellamento | Personalizzare attentamente le opzioni di livellamento |
| Assumendo la disponibilità del 100% | Regolazione delle unità massime in base alla disponibilità effettiva |
| Uso eccessivo della programmazione automatica | Combinazione di programmazione manuale e automatica |
Conclusione
L'allocazione delle risorse e la gestione del carico di lavoro sono fondamentali per il successo dell'esecuzione dell'project. Microsoft Project 2019 Pro vi fornisce gli strumenti per allocare le risorse in modo oculato, identificare tempestivamente i colli di bottiglia e ottimizzare le prestazioni del team senza sovraccaricarlo. Grazie alle viste integrate, alle opzioni di livellamento e alle funzionalità di reporting, potrete mantenere il controllo del vostro project come un vero professionista.
FAQs
D1: Posso assegnare più risorse a una singola attività?
Sì, è possibile assegnare più risorse a un'attività con un carico di lavoro condiviso o suddiviso.
D2: Come si gestiscono i giorni festivi o non lavorativi?
Usate lo strumento Modifica orario di lavoro per regolare i calendari delle risorse individuali.
D3: Cosa succede se si assegna più lavoro rispetto alla capacità di una risorsa?
MS Project segnala la risorsa come sovrallocata e sarà necessario livellare o ridistribuire.
D4: Il livellamento delle risorse è automatico?
È possibile scegliere tra livellamento manuale e automatico in Risorse > Opzioni di livellamento.
D5: Posso tenere traccia del lavoro effettivo rispetto a quello pianificato?
Sì, utilizzare campi di tracciamento come Lavoro effettivo, Lavoro rimanente e Variazione del lavoro.
