La gestione dei progetti è una questione di equilibrio: tempi, budget e risorse devono allinearsi perfettamente per garantire il successo del progetto project. Ma quando si utilizza Microsoft Project 2019 Pro, Uno dei problemi più comuni e frustranti è l'allocazione delle risorse.
La sovrallocazione delle risorse si verifica quando un membro del team o una risorsa viene programmata per lavorare più ore di quelle disponibili, con conseguente burnout, scadenze non rispettate o sforamento del budget.
In questa guida completa, vi spiegheremo cos'è la delocalizzazione delle risorse, perché si verifica e, soprattutto, come risolverla utilizzando le potenti funzioni disponibili in Microsoft Project 2019 Pro.
Che cos'è l'allocazione delle risorse?
La sovrallocazione delle risorse si verifica quando a una persona, a un team o a un'attrezzatura viene assegnato più lavoro di quello che può gestire nel tempo a disposizione. Ad esempio, assegnare a una risorsa 16 ore al giorno quando è disponibile solo per 8 ore causa una sovrallocazione.
Se non viene risolto tempestivamente, questo problema può far deragliare il vostro programma e persino portare a un guasto dell'project. Microsoft Project 2019 Pro fornisce diversi strumenti per rilevare, evidenziare e correggere queste sovrallocazioni prima che diventino critiche.
Segni e sintomi in Microsoft Project 2019 Pro
Come si fa a capire se le risorse sono sovradistribuite?
- Icone rosse nella colonna IndicatoriAccanto alle attività o alle risorse appare una piccola icona rossa a forma di persona.
- Testo rosso nel foglio risorseI nomi delle risorse appariranno in rosso per indicare l'allocazione complessiva.
- La vista Team Planner mostra i conflitti: Barre o indicatori di errore che si sovrappongono.
- Ore di lavoro straordinario o eccessive nelle viste di utilizzo.
Questi segnali visivi consentono di individuare e risolvere facilmente le sovrallocazioni prima che si aggravino.
Perché l'inglobamento avviene
La comprensione delle cause profonde aiuta nella prevenzione a lungo termine:
- Più attività pianificate contemporaneamenteUna risorsa assegnata a due attività contemporaneamente.
- Durata o scadenze irrealistiche delle attivitàLe scadenze costringono ad accatastare i compiti.
- Calendari delle risorse non correttiSenza tener conto di ferie, orari part-time o permessi.
- Attività pianificate manualmente: Annullamento del livellamento automatico e introduzione di conflitti.
- Mancanza di visibilitàSoprattutto negli project di grandi dimensioni con centinaia di risorse.
Come identificare le risorse sovradistribuite
Microsoft Project 2019 Pro offre diverse visualizzazioni e rapporti per individuare rapidamente i problemi:
a. Vista del foglio risorse
- Vai a Visualizza > Scheda risorse.
- Cercate i nomi delle risorse colorati di rosso che indicano la sovrallocazione.
b. Vista dell'utilizzo delle risorse
- Vai a Vista > Utilizzo delle risorse.
- Le ore complessivamente assegnate saranno in grassetto e in rosso.
c. Pianificatore del team
- Utilizzo Visualizza > Pianificazione del team.
- Le barre sovrapposte o rosse mostrano visivamente i conflitti di programmazione.
d. Visualizzazione dell'utilizzo delle attività
Aiuta a capire come le singole attività utilizzano ogni risorsa.
Soluzioni passo-passo per risolvere le sovrallocazioni
Metodo 1: utilizzare lo strumento di livellamento delle risorse
Livellamento automatico
- Vai a Risorsa > Opzioni di livellamento.
- Scegliere il metodo di livellamento:
- Manuale o automatico
- Giorno per giorno o settimana per settimana
- Cliccare Livello Tutti.
In questo modo si distribuiscono i compiti per evitare l'overbooking, ma si possono modificare gli orari.
Metodo 2: riprogrammare manualmente le attività
- Utilizzo Utilizzo dell'attività o Grafico di Gantt vista.
- Identificare gli incarichi che si sovrappongono.
- Modificare le date di inizio o fine per ridurre la sovrapposizione dei carichi di lavoro.
Metodo 3: Assegnare risorse aggiuntive
Se una risorsa è in overbooking:
- Aprire l'attività.
- Vai a Informazioni sul compito > Risorse.
- Aggiungere un'altra risorsa disponibile e ridurre le unità di conseguenza.
Metodo 4: Modificare lo sforzo dell'attività
Modificare il lavoro anziché la durata se è richiesto uno sforzo eccessivo.
- Fare doppio clic sull'attività → Modificare il lavoro (ad esempio, da 40h a 20h)
- Ridurre l'onere sulla risorsa senza allungare i tempi
Metodo 5: Regolare la disponibilità delle risorse
Impostare un orario di lavoro corretto:
- Foglio risorse > Informazioni sulle risorse > Modifica orario di lavoro.
- Adattare il calendario alle ferie o alla disponibilità part-time.
Metodo 6: Dividere le attività
Dividete i compiti lunghi in parti e riprogrammate di conseguenza:
- Utilizzare il Dividere l'attività sulla barra degli strumenti delle attività.
- Trascinare una sezione a una nuova data.
Metodo 7: Cambiare i tipi di attività
I tipi di attività influiscono sulla pianificazione:
- Unità fisse
- Lavoro fisso
- Durata fissa
Regolare il tipo sotto Informazioni sulle attività > Avanzate per vedere se il task diventa più flessibile e riduce le allocazioni complessive.
Migliori pratiche per prevenire la delocalizzazione
a. Pianificare attentamente i calendari delle risorse
Personalizzate gli orari di lavoro ed evitate di assegnare le risorse durante le ore di riposo o le vacanze.
b. Usare i vincoli con parsimonia
Evitare l'uso eccessivo dei vincoli “Deve iniziare il” o “Deve finire il”, che limitano la flessibilità.
c. Bilanciare il carico durante la pianificazione
Utilizzo Utilizzo delle risorse durante la pianificazione iniziale per evitare sovraccarichi.
d. Rivedere regolarmente il piano di squadra
Cogliere i conflitti prima che si trasformino in colli di bottiglia.
e. Comunicare con il team
A volte la soluzione migliore è offline: parlate con il team e regolatevi in base alla disponibilità.
Scenari reali e soluzioni
Scenario 1: Uno sviluppatore assegnato a 3 compiti nello stesso giorno
- FissareUtilizzo Pianificatore del team per trascinare le attività in fasce orarie non conflittuali o aggiungere un altro sviluppatore.
Scenario 2: Progettista in ferie, lavoro ancora assegnato
- FissareModificare l'orario di lavoro nel calendario. Riassegnare i compiti o ritardare in modo appropriato.
Scenario 3: Ingegnere senior sovraccarico durante il test finale
- FissareDividete il compito o aggiungete risorse junior che vi assistano.
Queste soluzioni reali possono migliorare drasticamente l'affidabilità del vostro piano project.
FAQs
D1: Cosa significa l'icona rossa della persona in Microsoft Project 2019 Pro?
Significa che la risorsa assegnata all'attività è sovrallocata - programmata oltre le ore di lavoro disponibili.
D2: Il livellamento ritarda sempre le attività?
Non sempre. Se c'è un margine di tempo nella pianificazione, le attività possono essere riprogrammate all'interno del margine di tempo senza ritardare l'project.
D3: Posso ignorare gli avvertimenti di sovrallocazione?
Non è raccomandabile. Ignorarli potrebbe causare ritardi, sforamenti di budget o una cattiva gestione delle risorse.
D4: Qual è la vista migliore da utilizzare quando si correggono le sovrallocazioni?
Pianificatore del team e Utilizzo delle risorse offrono la visione più chiara dei conflitti e dei carichi di lavoro.
D5: È possibile prevenire l'ubicazione generale utilizzando i modelli?
Sì. Iniziare con modelli project ben progettati aiuta a evitare errori nella sequenza dei compiti e nell'assegnazione delle risorse.
