En el mundo de la gestión de project, la eficacia y la coherencia son fundamentales. Tanto si trabaja en la construcción como en el desarrollo de software, el marketing o la planificación de eventos, el uso de plantillas project ahorra un tiempo valioso y garantiza la uniformidad en todos sus project. Microsoft Project 2021 Professional permite a los usuarios crear plantillas personalizadas que agilizan los flujos de trabajo repetitivos, mejoran la colaboración y garantizan que todos los project comiencen con una estructura sólida.
Esta guía detallada le mostrará todo lo que necesita saber sobre la creación, modificación y gestión de plantillas project personalizadas en Microsoft Project 2021 Professional.
¿Qué es una plantilla de proyecto?
Una plantilla project es un archivo project preestructurado que contiene tareas, plazos, dependencias, recursos y formato predeterminados. Las plantillas eliminan la necesidad de empezar cada project desde cero. Pueden incluir:
- Estructuras de tareas e hitos
- Duraciones y dependencias estándar
- Listas de recursos y calendarios
- Vistas, filtros, tablas y formatos personalizados
- Notas, limitaciones y líneas de base
Las plantillas son ideales para tipos de project repetibles como:
- Campañas de marketing
- Lanzamientos de productos informáticos
- Fases de la construcción
- Incorporación de empleados
- Planificación de eventos
Ventajas de utilizar plantillas de proyecto personalizadas
Crear una plantilla personalizada en Microsoft Project ofrece varias ventajas:
- Eficiencia en el tiempo: Inicie nuevos project con tareas predefinidas, reduciendo el tiempo de configuración.
- Coherencia: Garantizar que los responsables de project de todos los equipos utilicen la misma estructura y metodología.
- Reducción de errores: Evite omitir pasos o tareas críticos.
- Mejora de los informes: Plantillas standardize entregables e hitos, ayudando en el análisis.
- Escalabilidad: Las plantillas pueden ampliarse y reutilizarse en distintos departamentos o clientes.
Guía paso a paso para crear una plantilla personalizada en Microsoft Project 2021 Professional
Veamos cómo crear una plantilla project reutilizable en Microsoft Project 2021 Professional.
Paso 1: Abrir un nuevo proyecto
Comience abriendo Microsoft Project 2021 Professional.
- Haga clic en Archivo > Nuevo > Proyecto en blanco
- Como alternativa, abra un project existente que desee convertir en plantilla.
Paso 2: Definir la estructura del proyecto
Ahora, configura los componentes esenciales de tu project.
a) Añadir tareas
- Introduzca las tareas y subtareas de standard mediante las teclas Diagrama de Gantt vista.
- Utilice Sangría y Outdent organizar jerárquicamente las tareas.
- Defina hitos estableciendo la duración de una tarea en “0 días”.”
b) Añadir dependencias
- Utilice Predecesores para vincular tareas.
- Tipos comunes: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), etc.
- Visualice las dependencias mediante el diagrama de Gantt.
c) Fijar duraciones
- Introduzca plazos standard para las tareas.
- Utilice estimaciones coherentes para los project recurrentes.
d) Asignar recursos (opcional)
- Ir a Hoja de recursos para añadir miembros del equipo o equipamiento.
- Asignarlos a tareas en el diagrama de Gantt o Información de la tarea ventana.
Paso 3: Personalizar la configuración del proyecto
Realice los ajustes necesarios en lo siguiente:
a) Calendarios
- Modificar el Calendario de proyectos para las horas de trabajo y las vacaciones.
- Utilice Proyecto > Modificar el tiempo de trabajo.
b) Fecha de inicio del proyecto
- Ir a Proyecto > Información sobre el proyecto
- Establezca una fecha genérica o en blanco, como el 1 de enero de 2020 (las plantillas no deben tener fechas específicas).
c) Formato y vistas
- Personalice columnas, colores, fuentes y diseño.
- Guarde las vistas para mantener la coherencia utilizando Ver > Más vistas.
Paso 4: Añadir notas e instrucciones (opcional)
Las plantillas pueden contener notas internas o instrucciones para futuros gestores del project.
- Añadir notas a las tareas mediante Información de la tarea > Notas ficha.
- Incluya recordatorios o enlaces a documentos relevantes para su plantilla.
Paso 5: Guardar el archivo como plantilla
Este es el paso más importante del proceso.
- Ir a Archivo > Guardar como
- Elija la ubicación (su PC o almacenamiento en la nube)
- En el Guardar como tipo seleccione Plantilla de proyecto (*.mpt)
- Dé a su plantilla un nombre relevante (por ejemplo, “Plantilla de lanzamiento de producto”)
- Haga clic en Guardar
- Un cuadro de diálogo le preguntará si desea eliminar los valores reales.
- Elija Sí para eliminar todos los datos reales, el uso de recursos y las fechas de inicio y fin.
- De este modo, al iniciar un nuevo project a partir de la plantilla, se hace borrón y cuenta nueva.
Cómo utilizar una plantilla personalizada
Cuando estés listo para empezar un nuevo project:
- Abrir Microsoft Project
- Ir a Archivo > Nuevo
- Haga clic en Nuevo a partir de proyecto existente o Buscar plantilla
- Seleccione su .mpt archivo
- Microsoft Project crea un nuevo .mpp basado en su plantilla
Actualice la fecha de inicio del nuevo archivo project, las fechas de las tareas y los recursos según sea necesario.
Gestión y organización de plantillas
Almacenar plantillas en una ubicación centralizada
Si trabaja en equipo o en una organización:
- Almacenar plantillas en una carpeta compartida o SharePoint
- Utiliza OneDrive o Teams para acceder a la nube
Convención de nomenclatura estándar
Utilice nombres significativos y descriptivos como:
- “IT_Migration_Template.mpt”
- “Marketing_Campaign_Template.mpt”
Control de versiones
Incluya números de versión o fechas en el nombre del archivo si las plantillas se actualizan con frecuencia.
Funciones avanzadas para plantillas
Campos personalizados y fórmulas
- Utilice Campos personalizados en Proyecto > Campos personalizados
- Añada fórmulas para automatizar los cálculos de tareas (por ejemplo, seguimiento de presupuestos)
Vistas y tablas personalizadas
- Guardar vistas personalizadas mediante Ver > Más vistas > Nuevo
- Plantillas de diseño con filtros, agrupaciones y diseños de tablas
Informes y cuadros de mando
- Informes preconstruidos con Informe > Nuevo informe
- Inclúyalos en la plantilla para standardize project formatos de revisión
Macros
- Para la automatización repetitiva, utilice VBA para crear macros en su plantilla
Ejemplos de plantillas comunes
| Nombre de la plantilla | Propósito |
| Desarrollo_de_software.mpt | Estructura ágil de sprints, fases de desarrollo |
| HR_Onboarding.mpt | Tareas de orientación predefinidas para los nuevos empleados |
| Planificación_de_eventos.mpt | Tareas de reserva de locales, marketing y logística |
| Proyecto_de_construcción.mpt | Fases como planificación, cimentación, estructura, inspección |
| Product_Launch.mpt | Calendario de desarrollo, comercialización y puesta en marcha |
Mejores prácticas para la creación de plantillas
- Manténgalo genéricoEvite codificar fechas o nombres específicos de project.
- Utilizar datos limpiosElimine los datos reales, la línea de base y el uso de recursos.
- Documentar la plantillaIncluya notas sobre las tareas o documentación aparte para orientarse.
- Probar antes de compartirCree un project simulado a partir de la plantilla para asegurarse de que se comporta como se espera.
FAQs
P1: ¿Puedo actualizar una plantilla una vez creada?
Sí. Abra el .mpt y guárdelo de nuevo.
P2: ¿Incluirá una plantilla campos y vistas personalizados?
Sí. Las plantillas conservan las vistas, filtros, tablas y campos personalizados.
P3: ¿Cómo comparto mi plantilla con mis colegas?
Comparte la .mpt por correo electrónico, almacenamiento en la nube o unidad compartida.
P4: ¿Puedo convertir un project existente en una plantilla?
Sí. Abra el project y utilice Guardar como > Plantilla de proyecto (.mpt).
P5: ¿Son compatibles las plantillas con todas las versiones de Project?
En general, sí, pero asegúrese de que la versión de destino es compatible con sus funciones.
