In de wereld van project management, efficiëntie en consistentie zijn van cruciaal belang. Of je nu werkt in de bouw, software-ontwikkeling, marketing of evenementenplanning, het gebruik van project templates bespaart kostbare tijd en zorgt voor uniformiteit in je project's. Microsoft Project 2021 Professional stelt gebruikers in staat om aangepaste sjablonen te maken die terugkerende workflows stroomlijnen, de samenwerking verbeteren en ervoor zorgen dat alle project's beginnen met een solide structuur.

Deze diepgaande handleiding leidt je door alles wat je moet weten over het maken, aanpassen en beheren van aangepaste project sjablonen in Microsoft Project 2021 Professional.

Wat is een projectsjabloon?

Een project sjabloon is een voorgestructureerd project bestand met standaardtaken, tijdlijnen, afhankelijkheden, hulpmiddelen en opmaak. Sjablonen elimineren de noodzaak om elke project vanaf nul te beginnen. Ze kunnen bevatten:

  • Taakstructuren en mijlpalen

  • Standaard duur en afhankelijkheden

  • Lijsten met bronnen en kalenders

  • Aangepaste weergaven, filters, tabellen en opmaak

  • Opmerkingen, beperkingen en basislijnen

Sjablonen zijn ideaal voor herhaalbare project types zoals:

  • Marketingcampagnes

  • Releases van softwareproducten

  • Bouwfasen

  • Inwerken van werknemers

  • Evenement planning

Voordelen van het gebruik van aangepaste projectsjablonen

Een aangepaste sjabloon maken in Microsoft Project biedt verschillende voordelen:

  • Tijdsefficiëntie: Start nieuwe project's met vooraf gedefinieerde taken, waardoor de insteltijd korter wordt.

  • Consistentie: Zorg ervoor dat project-managers in alle teams dezelfde structuur en methodologie gebruiken.

  • Foutreductie: Vermijd het missen van kritieke stappen of taken.

  • Verbeterde rapportage: Sjablonen standardize deliverables en mijlpalen, die helpen bij de analyse.

  • Schaalbaarheid: Sjablonen kunnen worden geschaald en hergebruikt door afdelingen of klanten.

Stap-voor-stap handleiding voor het maken van een aangepast sjabloon in Microsoft Project 2021 Professional

Laten we eens kijken hoe we een herbruikbaar project sjabloon kunnen maken in Microsoft Project 2021 Professional.

Stap 1: Open een nieuw project

Begin met het openen van Microsoft Project 2021 Professional.

  • Klik op Bestand > Nieuw > Blank Project

  • U kunt ook een bestaande project openen die u wilt omzetten in een sjabloon.

Stap 2: De projectstructuur definiëren

Stel nu de essentiële onderdelen van je project in.

a) Taken toevoegen

  • Voer standard-taken en subtaken in met de optie Gantt-diagram bekijken.

  • Gebruik Indent en Outdent om taken hiërarchisch te organiseren.

  • Definieer mijlpalen door een taakduur in te stellen op "0 dagen".

b) Afhankelijkheden toevoegen

  • Gebruik Voorgangers kolom om taken te koppelen.

  • Gebruikelijke types: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), enz.

  • Afhankelijkheden visualiseren met het Gantt-diagram.

c) Duur instellen

  • Voer standard tijdschema's voor taken in.

  • Gebruik consistente schattingen voor terugkerende project's.

d) Hulpmiddelen toewijzen (optioneel)

  • Ga naar Hulpmiddelenblad om teamleden of uitrusting toe te voegen.

  • Wijs ze toe aan taken in het Gantt-diagram of Taakinformatie raam.

Stap 3: Projectinstellingen aanpassen

Pas het volgende aan:

a) Kalenders

  • Wijzig de Projectkalender voor werktijden en vakantiedagen.

  • Gebruik Project > Werktijd wijzigen.

b) Startdatum project

  • Ga naar Project > Projectinformatie

  • Stel een algemene of lege datum in zoals 1 januari 2020 (sjablonen mogen niet datumspecifiek zijn).

c) Opmaak en weergaven

  • Pas kolommen, kleuren, lettertypen en lay-out aan.

  • Sla weergaven op voor consistentie met Weergave > Meer weergaven.

Stap 4: Notities en instructies toevoegen (optioneel)

Sjablonen kunnen interne notities of instructies bevatten voor toekomstige project beheerders.

  • Notities toevoegen aan taken met Taakinformatie > Notities tab.

  • Voeg herinneringen of koppelingen naar documenten toe die relevant zijn voor uw sjabloon.

Stap 5: Sla het bestand op als sjabloon

Dit is de belangrijkste stap in het proces.

  1. Ga naar Bestand > Opslaan als

  2. Kies de locatie (uw pc of cloudopslag)

  3. In de Opslaan als type selecteert u Projectsjabloon (*.mpt)

  4. Geef uw sjabloon een relevante naam (bijv. "Productlanceringssjabloon")

  5. Klik op Sla

  6. In een dialoogvenster wordt gevraagd of je actuele waarden wilt verwijderen.

    • Kies Ja om alle actuals, resourcegebruik en start/finish-datums te verwijderen.

    • Dit zorgt voor een schone lei bij het starten van een nieuwe project vanaf het sjabloon.

Een aangepast sjabloon gebruiken

Als je klaar bent om aan een nieuwe project te beginnen:

  1. Open Microsoft Project

  2. Ga naar Bestand > Nieuw

  3. Klik op Nieuw van bestaand project of Bladeren voor sjabloon

  4. Selecteer uw opgeslagen .mpt bestand

  5. Microsoft Project maakt een nieuwe .mpp bestand gebaseerd op uw sjabloon

Werk de project-startdatum, taakdata en middelen van het nieuwe bestand bij als dat nodig is.

Sjablonen beheren en organiseren

Sjablonen centraal opslaan

Als je in een team of organisatie werkt:

  • Sla sjablonen op in een gedeelde map of SharePoint

  • OneDrive of Teams gebruiken voor cloud-toegang

Standaard naamgevingsconventie

Gebruik betekenisvolle en beschrijvende namen zoals:

  • "IT_Migratie_Template.mpt".

  • "Marketing_Campagne_Template.mpt".

Versiebeheer

Neem versienummers of datums op in de bestandsnaam als sjablonen vaak worden bijgewerkt.

Geavanceerde functies voor sjablonen

Aangepaste velden en formules

  • Gebruik Aangepaste velden onder Project > Aangepaste velden

  • Formules toevoegen om taakberekeningen te automatiseren (bijv. budget bijhouden)

Aangepaste Views en Tabellen

  • Aangepaste weergaven opslaan met Weergave > Meer weergaven > Nieuw

  • Sjablonen ontwerpen met filters, groeperingen en tabelindelingen

Rapporten en dashboards

  • Rapporten vooraf samenstellen met Rapport > Nieuw rapport

  • Neem ze op in het sjabloon om standardize project recensieformaten

Macro's

  • Voor herhalende automatisering kunt u VBA gebruiken om macro's te maken in uw sjabloon

Veelvoorkomende sjabloonvoorbeelden

Naam sjabloon Doel
Software_Ontwikkeling.mpt Agile sprintstructuur, ontwikkelingsfasen
HR_Inwerken.mpt Vooraf gedefinieerde oriëntatietaken voor nieuwe medewerkers
Evenement_planning.mpt Taken voor locatieboeking, marketing, logistiek
Bouw_Project.mpt Fasen zoals planning, fundering, structuur, inspectie
Productlancering.mpt Tijdlijn voor ontwikkeling, marketing, go-live

Beste praktijken voor het maken van sjablonen

  • Houd het algemeenVermijd het hardcoden van datums of project-specifieke namen.

  • Schone gegevens gebruikenVerwijder actuals, baseline en resourcegebruik.

  • De sjabloon documenterenVoeg taaknotities of aparte documentatie toe als richtlijn.

  • Test voordat je iets deeltMaak een mock project van het sjabloon om er zeker van te zijn dat het zich gedraagt zoals verwacht.

FAQs

V1: Kan ik een sjabloon bijwerken nadat deze is gemaakt?
 Ja. Open de .mpt bestand, breng wijzigingen aan en sla het opnieuw op.

V2: Bevat een sjabloon aangepaste velden en weergaven?
 Ja. Sjablonen behouden aangepaste weergaven, filters, tabellen en velden.

V3: Hoe deel ik mijn sjabloon met collega's?
 Deel de .mpt bestand via e-mail, cloudopslag of een gedeelde schijf.

V4: Kan ik een bestaande project omzetten in een sjabloon?
 Ja. Open de project en gebruik Opslaan als > Projectsjabloon (.mpt).

V5: Zijn sjablonen compatibel tussen Projectversies?
 Over het algemeen wel, maar zorg ervoor dat de doelversie uw functies ondersteunt.