Dans le monde de la gestion project, l'efficacité et la cohérence sont essentielles. Que vous travailliez dans la construction, le développement de logiciels, le marketing ou la planification d'événements, l'utilisation de modèles project permet de gagner un temps précieux et garantit l'uniformité entre vos project. Microsoft Project 2021 Professional permet aux utilisateurs de créer des modèles personnalisés qui rationalisent les flux de travail répétitifs, améliorent la collaboration et garantissent que tous les project commencent par une structure solide.
Ce guide approfondi vous fera découvrir tout ce que vous devez savoir sur la création, la modification et la gestion de modèles project personnalisés dans Microsoft Project 2021 Professional.
Qu'est-ce qu'un modèle de projet ?
Un modèle project est un fichier project pré-structuré contenant des tâches par défaut, des échéances, des dépendances, des ressources et un formatage. Les modèles éliminent le besoin de commencer chaque project à partir de zéro. Ils peuvent inclure :
- Structures des tâches et jalons
- Durées standard et dépendances
- Listes de ressources et calendriers
- Vues, filtres, tableaux et mise en forme personnalisés
- Notes, contraintes et lignes de base
Les modèles sont idéaux pour les types project répétables tels que :
- Campagnes de marketing
- Sorties de produits logiciels
- Phases de construction
- L'intégration des employés
- Planification d'événements
Avantages de l'utilisation de modèles de projets personnalisés
La création d'un modèle personnalisé dans Microsoft Project présente plusieurs avantages :
- Efficacité temporelle : Démarrage de nouveaux project avec des tâches prédéfinies, réduction du temps d'installation.
- Consistance : Veiller à ce que les managers project utilisent la même structure et la même méthodologie dans toutes les équipes.
- Réduction des erreurs : Éviter les étapes ou les tâches critiques manquantes.
- Amélioration des rapports : Templates standardize livrables et jalons, aidant à l'analyse.
- Scalabilité : Les modèles peuvent être scalés et réutilisés entre les départements ou les clients.
Guide étape par étape pour la création d'un modèle personnalisé dans Microsoft Project 2021 Professional
Voyons comment créer un modèle project réutilisable en Microsoft Project 2021 Professional.
Étape 1 : Ouvrir un nouveau projet
Démarrer en ouvrant Microsoft Project 2021 Professional.
- Cliquez sur Fichier > Nouveau > Projet vierge
- Sinon, ouvrez un project existant que vous souhaitez convertir en un modèle.
Étape 2 : Définir la structure du projet
Maintenant, mettez en place les composants essentiels de votre project.
a) Ajouter des tâches
- Entrez les tâches et les sous-tâches standard à l'aide de l'option Tableau de Gantt view.
- Use Indent et Outdent d'organiser les tâches de manière hiérarchique.
- Définir milestones en définissant une durée de tâche à “0 jours”.”
b) Ajouter des dépendances
- Use Predecessors colonne pour lier les tâches.
- Types communs : Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), etc.
- Visualisez les dépendances à l'aide du diagramme de Gantt.
c) Set Durations
- Entrez standard timeframes pour les tâches.
- Utiliser des estimations cohérentes pour les project récurrents.
d) Assign Resources (facultatif)
- Aller à Fiche de ressources pour ajouter des membres d'équipe ou de l'équipement.
- les assigner à des tâches dans le diagramme de Gantt ou Information sur la tâche window.
Étape 3 : Personnaliser les paramètres du projet
Effectuer les ajustements nécessaires aux éléments suivants :
a) Calendriers
- Modifier le Calendrier des projets pour les heures de travail et les jours fériés.
- Use Project > Changement du temps de travail.
b) Date de début du projet
- Aller à Project > Informations sur le projet
- Définir une date générique ou vierge comme le 1er janvier 2020 (les modèles ne doivent pas être spécifiques à une date).
c) Mise en forme et vues
- Personnaliser les colonnes, les couleurs, les polices et la mise en page.
- Enregistrer les vues pour la cohérence en utilisant View > Plus de vues.
Étape 4 : Ajouter des notes et des instructions (facultatif)
Les modèles peuvent contenir des notes internes ou des instructions pour les futurs gestionnaires de project.
- Ajouter des notes aux tâches en utilisant Informations sur la tâche > Notes tab.
- Inclure des rappels ou des liens de documents pertinents pour votre modèle.
Étape 5 : Enregistrer le fichier en tant que modèle
Il s'agit de l'étape la plus importante du processus.
- Aller à Fichier > Enregistrer sous
- Choisir l'emplacement (votre PC ou le stockage dans le nuage)
- Dans le Enregistrer en tant que type dropdown, select Modèle de projet (*.mpt)
- Donnez un nom pertinent à votre modèle (par exemple, “Product Launch Template”)
- Cliquez sur Save
- Une boîte de dialogue vous demandera si vous souhaitez supprimer des valeurs réelles.
- Choisir Yes pour supprimer tous les réels, l'utilisation des ressources et les dates de début/fin.
- Cela garantit une ardoise propre lors du démarrage d'un nouveau project à partir du gabarit.
Comment utiliser un modèle personnalisé
Lorsque vous êtes prêt à commencer un nouveau project :
- Open Microsoft Project
- Aller à File > New
- Cliquez sur Nouveau à partir d'un projet existant ou Parcourir pour le modèle
- Sélectionnez votre fichier sauvegardé .mpt fichier
- Microsoft Project crée un nouveau .mpp fichier basé sur votre modèle
Mettre à jour le nouveau fichier project date de début, dates des tâches, et ressources selon les besoins.
Gestion et organisation des modèles
Modèles de magasins dans un lieu centralisé
If working in a team or organization :
- Stocker les modèles dans un dossier partagé ou SharePoint
- Utiliser OneDrive ou Teams pour l'accès au cloud
Convention d'appellation standard
Utilise des noms descriptifs et significatifs tels que :
- “IT_Migration_Template.mpt”
- “Marketing_Campaign_Template.mpt”
Contrôle de version
Inclure les numéros de version ou les dates dans le nom du fichier si les modèles sont fréquemment mis à jour.
Fonctionnalités avancées pour les modèles
Champs et formulaires personnalisés
- Use Champs personnalisés sous Project > Champs personnalisés
- Ajouter des formules pour automatiser les calculs de tâches (par ex., suivi budgétaire)
Vues et tableaux personnalisés
- Enregistrer les vues personnalisées en utilisant View > More Views > Nouveau
- Modèles de conception avec filtres, regroupements et mises en page de tableaux
Rapports et tableaux de bord
- Rapports de pré-construction utilisant Rapport > Nouveau rapport
- Les inclure dans le modèle pour les formats d'examen standardize project
Macros
- Pour une automatisation répétitive, utilisez VBA pour créer des macros dans votre modèle.
Exemples de modèles communs
| Nom du modèle | Purpose |
| Software_Development.mpt | Structure de sprint agile, phases de développement |
| HR_Onboarding.mpt | Tâches d'orientation prédéfinies pour les nouveaux employés |
| Event_Planning.mpt | Tâches pour la réservation des lieux, le marketing, la logistique |
| Construction_Project.mpt | Phases telles que la planification, la fondation, la structure, l'inspection |
| Product_Launch.mpt | Timeline for development, marketing, go-live |
Meilleures pratiques pour la création de modèles
- Keep It Generic: Éviter les dates de codage en dur ou les noms spécifiques au project.
- Utiliser des données propresRemove actuals, baseline, and resource usage.
- Documenter le modèleInclude task notes or separate documentation for guidance.
- Test Before SharingCréer un mock project à partir du modèle pour s'assurer qu'il se comporte comme prévu.
FAQ
Q1 : Puis-je mettre à jour un modèle une fois qu'il a été créé ?
Oui, c'est possible. Ouvrir le .mpt faire des modifications et l'enregistrer à nouveau.
Q2 : Un modèle inclura-t-il des champs et des vues personnalisés ?
Oui. Les modèles conservent les vues, les filtres, les tables et les champs personnalisés.
Q3 : Comment puis-je partager ma feuille de style avec mes collègues ?
Partager les .mpt file via email, cloud storage, or a shared drive.
Q4 : Puis-je convertir un project existant en un modèle ?
Oui. Ouvre le project et utilise Enregistrer sous > Modèle de projet (.mpt).
Q5 : Les modèles sont-ils compatibles entre les différentes versions de Project ?
En général, oui, mais assurez-vous que la version cible supporte vos fonctionnalités.
