Nel mondo della gestione degli project, efficienza e coerenza sono fondamentali. Che si tratti di edilizia, sviluppo di software, marketing o pianificazione di eventi, l'uso di modelli di project consente di risparmiare tempo prezioso e di garantire l'uniformità delle project. Microsoft Project 2021 Professional consente agli utenti di creare modelli personalizzati che semplificano i flussi di lavoro ripetitivi, migliorano la collaborazione e garantiscono che tutti gli project inizino con una struttura solida.

Questa guida approfondita illustra tutto ciò che occorre sapere sulla creazione, la modifica e la gestione di modelli project personalizzati in Microsoft Project 2021 Professional.

Che cos'è un modello di progetto?

Un modello project è un file project pre-strutturato che contiene attività, tempistiche, dipendenze, risorse e formattazione predefinite. I modelli eliminano la necessità di iniziare ogni project da zero. Possono includere:

  • Strutture dei compiti e tappe fondamentali

  • Durate e dipendenze standard

  • Elenchi di risorse e calendari

  • Visualizzazioni, filtri, tabelle e formattazioni personalizzate

  • Note, vincoli e linee di base

I modelli sono ideali per i tipi di project ripetibili, come ad esempio:

  • Campagne di marketing

  • Rilasci di prodotti software

  • Fasi di costruzione

  • Inserimento dei dipendenti

  • Pianificazione di eventi

Vantaggi dell'utilizzo di modelli di progetto personalizzati

La creazione di un modello personalizzato in Microsoft Project offre diversi vantaggi:

  • Efficienza temporale: Avvio di nuovi project con attività predefinite, riducendo i tempi di configurazione.

  • Coerenza: Assicurarsi che i manager project dei vari team utilizzino la stessa struttura e metodologia.

  • Riduzione degli errori: Evitare di saltare passaggi o compiti critici.

  • Miglioramento della reportistica: Modelli standardagliare le consegne e le tappe fondamentali, aiutando nell'analisi.

  • Scalabilità: I modelli possono essere scalati e riutilizzati tra i vari reparti o clienti.

Guida passo passo alla creazione di un modello personalizzato in Microsoft Project 2021 Professional

Vediamo come creare un modello project riutilizzabile in Microsoft Project 2021 Professional.

Passo 1: aprire un nuovo progetto

Iniziare aprendo Microsoft Project 2021 Professional.

  • Fare clic su File > Nuovo > Progetto vuoto

  • In alternativa, aprire un project esistente che si desidera convertire in un modello.

Fase 2: Definizione della struttura del progetto

A questo punto, configurate i componenti essenziali dell'project.

a) Aggiungere attività

  • Inserite le attività e le sottoattività standard utilizzando il comando Grafico di Gantt vista.

  • Utilizzo Rientro e Fuoriuscita per organizzare i compiti in modo gerarchico.

  • Definire pietre miliari impostando la durata di un'attività a “0 giorni”.”

b) Aggiungere le dipendenze

  • Utilizzo I predecessori per collegare i compiti.

  • Tipi comuni: Finish-to-Start (FS), Start-to-Start (SS), ecc.

  • Visualizzare le dipendenze con il diagramma di Gantt.

c) Durata del set

  • Inserire le scadenze standard per i compiti.

  • Utilizzare stime coerenti per gli project ricorrenti.

d) Assegnare le risorse (facoltativo)

  • Vai a Scheda risorse per aggiungere membri della squadra o attrezzature.

  • Assegnarli alle attività nel diagramma di Gantt o Informazioni sul compito finestra.

Passo 3: Personalizzare le impostazioni del progetto

Effettuare le regolazioni necessarie per quanto segue:

a) Calendari

  • Modificare il Calendario del progetto per gli orari di lavoro e le ferie.

  • Utilizzo Progetto > Modifica dell'orario di lavoro.

b) Data di inizio del progetto

  • Vai a Progetto > Informazioni sul progetto

  • Impostare una data generica o vuota, come il 1° gennaio 2020 (i modelli non devono essere specifici per la data).

c) Formattazione e viste

  • Personalizzate le colonne, i colori, i caratteri e il layout.

  • Salvate le viste per coerenza usando Vista > Altre viste.

Fase 4: Aggiungere note e istruzioni (facoltativo)

I modelli possono contenere note interne o istruzioni per i futuri gestori dell'project.

  • Aggiungere note alle attività utilizzando Informazioni sull'attività > Note scheda.

  • Includere promemoria o link a documenti rilevanti per il modello.

Passo 5: Salvare il file come modello

Questa è la fase più importante del processo.

  1. Vai a File > Salva con nome

  2. Scegliere la posizione (PC o cloud storage)

  3. Nel Salva come tipo selezionare il menu a tendina Modello di progetto (*.mpt)

  4. Assegnate al modello un nome pertinente (ad esempio, “Modello di lancio del prodotto”).

  5. Cliccare Risparmiare

  6. Una finestra di dialogo chiederà se si desidera rimuovere i valori reali.

    • Scegliere Sì per rimuovere tutti gli effettivi, l'utilizzo delle risorse e le date di inizio e fine.

    • In questo modo si garantisce una tabula rasa quando si avvia un nuovo project dal modello.

Come utilizzare un modello personalizzato

Quando si è pronti a iniziare un nuovo project:

  1. Aprire Microsoft Project

  2. Vai a File > Nuovo

  3. Cliccare Nuovo da progetto esistente o Cerca un modello

  4. Selezionate il vostro salvataggio .mpt file

  5. Microsoft Project crea un nuovo .mpp in base al proprio modello

Aggiornare la data di inizio del nuovo file project, le date delle attività e le risorse, se necessario.

Gestione e organizzazione dei modelli

Archiviare i modelli in una posizione centralizzata

Se si lavora in un team o in un'organizzazione:

  • Memorizzate i modelli in una cartella condivisa o in SharePoint.

  • Utilizzate OneDrive o Teams per l'accesso al cloud.

Convenzione di denominazione standard

Utilizzate nomi significativi e descrittivi, come ad esempio:

  • “IT_Migration_Template.mpt”

  • “Marketing_Campaign_Template.mpt”

Controllo della versione

Includere i numeri di versione o le date nel nome del file se i modelli vengono aggiornati frequentemente.

Funzioni avanzate per i modelli

Campi personalizzati e formule

  • Utilizzo Campi personalizzati sotto Progetto > Campi personalizzati

  • Aggiungere formule per automatizzare i calcoli delle attività (ad esempio, il monitoraggio del budget).

Viste e tabelle personalizzate

  • Salvate le viste personalizzate utilizzando Visualizza > Altre viste > Nuovo

  • Progettazione di modelli con filtri, raggruppamenti e layout di tabella

Rapporti e cruscotti

  • Pre-costruire i report utilizzando Rapporto > Nuovo rapporto

  • Includerli nel modello per standardize project formati di revisione

Macro

  • Per l'automazione ripetitiva, utilizzare VBA per creare macro nel modello.

Esempi di modelli comuni

Nome del modello Scopo
Sviluppo_del_software.mpt Struttura dello sprint Agile, fasi di sviluppo
HR_Onboarding.mpt Attività di orientamento predefinite per i nuovi dipendenti
Pianificazione_evento.mpt Compiti di prenotazione della sede, marketing e logistica
Progetto_di_costruzione.mpt Fasi come la pianificazione, le fondamenta, la struttura, l'ispezione
Prodotto_Lancio.mpt Tempistica per lo sviluppo, il marketing e l'avviamento

Migliori pratiche per la creazione di modelli

  • Mantenere la genericitàEvitare la codifica di date o di nomi specifici per l'project.

  • Utilizzare dati pulitiRimuovere i dati effettivi, la linea di base e l'utilizzo delle risorse.

  • Documentare il modelloIncludere note sui compiti o documentazione separata come guida.

  • Test prima della condivisioneCreare un mock project dal modello per assicurarsi che si comporti come previsto.

FAQs

D1: Posso aggiornare un modello dopo che è stato creato?
 Sì. Aprire il .mpt , apportare le modifiche e salvare di nuovo il file.

D2: Un modello può includere campi e viste personalizzati?
 Sì. I modelli conservano le viste, i filtri, le tabelle e i campi personalizzati.

D3: Come posso condividere il mio modello con i colleghi?
 Condividere il .mpt file tramite e-mail, cloud storage o unità condivisa.

D4: Posso convertire un project esistente in un modello?
 Sì. Aprire l'project e utilizzare Salva con nome > Modello di progetto (.mpt).

D5: I modelli sono compatibili con le versioni di Project?
 In genere sì, ma assicuratevi che la versione di destinazione supporti le vostre funzioni.